退職意志の伝え方、退職届を提出するまでの流れ

taishokuishitutaikata 仕事を辞める

今勤めている会社を退職することを決意したは良いものの、まず何から始めればよいのか分からない人って実はたくさんいます。

相談に来られる方の中には、退職交渉が上手くいかず円満退職が出来なかったり、引き留めにあって予定していた日に退職できなくなってしまったりした人も少なくありません。

退職を決意したら、まずは会社に退職の意思を伝えなければなりません。
スムーズに退職する為には、退職の意思を「いつどこで誰に」伝えるかが大切です。

誰に伝えるか

退職の意思を伝える場合、まずは、直属の上司に相談しましょう。

会社の規模や自分の役職によっては、直属の上司が社長であるっといった場合は社長に直接伝えても問題ありませんが、そうでない場合はまずは直属の上司に相談する方が良いでしょう。

上司より先に、仲のいい同僚や先輩、取引先などに退職の情報が回ってしまうのは避けた方が無難です。

上司の立場として、部下である本人から聞くより先に、他社から退職のうわさを聞くのは気持ちの良いものではありませんし、場合によってはさらに上の上司から部下の管理責任を問われてしまうケースもあります。

部署やチームへ、退職することをいつどのように伝えるかを段取ることも上司の仕事です。

また、退職するかどうかがまだはっきりとしていない状態で、不確定な情報が流れてしまっては、もし引き留めに合ったりして会社に残ることになった場合に気まずい思いをしてしまう可能性があります。

以上のことから、退職の意思はまず直属の上司へ伝え、それ以上の役職者への伝え方は直属の上司と相談して決めるようにしましょう。

いつ伝えるか

退職希望日の2カ月前頃に退職の意思を伝えるのが無難です。

民法上では期間の定めのない雇用契約は、退職日の2週間前に申し入れれば良いとされています。

しかし、実際に突然2週間後に辞めますと言われるては、業務を引き継ぐ人に相当の負荷がかかってしまいます。

有給消化の期間や、継続中のプロジェクトの引継ぎ、後任への業務指導にかかる時間も考慮して退職を申し出るタイミングを決めましょう。

就業規則に、退職の申し出についての規則が定められている場合もありますので、あらかじめ確認しておく必要があります。

また、繁忙期や人事異動の直後などに退職することは、会社や残るメンバーに大きな負担をかけてしまいかねません。

そういった時期に退職するのは、できるだけ避けるようにましょう。

既に転職先が決まっている場合は、内定承諾から入社日までの期間も考慮しなければなりません。

1カ月~3か月程度待ってもらえる場合が多いですが、退職日をなるべく早く確定させ、転職先に伝えておくと、転職後もスムーズです。

どこでどのように伝えるか

上司のアポイントをとり、二人で話ができる場所を確保しましょう。

まずは、メールやチャットなど社内で連絡が取れる方法で、相談がある旨を伝え、相手の都合を確認しましょう。

直接話す機会があればその時にアポイントを取っても良いですが、そうでない場合は、相手の都合の良いときに変身できるように、なるべくメール等で都合を確認するようにしましょう。

アポイントを取る際は、「ご相談したいことがあるので少しお時間をいただきたいのですがいつがご都合よろしいでしょうか」など、退職の話である事は伏せておくのがベターです。

退職については直接会ったうえで、理由もふまえてと伝えた方がスムーズです。

場所は相手と二人だけで落ち着いて話ができる場所を選びましょう。

日時が決まれば、こちらから率先して会議室などを予約しておくとスムーズです。

話の切り出し方

まずは、退職の意思を丁寧に伝えましょう。

自分が退職することで起こり得る、新しい人材の採用や配置換えなどの会社の負担に対し、お詫びの気持ちを込めて話しましょう。

退職の話を始める際は、「突然で申し訳ございません、退職させていただきたく今回お時間をいただきました」と素直に伝えましょう。

転職先が決まっていて、退職する決心がついている場合や無駄に引止めに合いたくない場合は、「退職を検討している」、「退職を考えている」、「退職の相談なのですが」など、あいまいな表現は控えるようにしましょう。

引き止めにあったり、交渉が長引いたりする可能性があり、転職先へ迷惑をかけてしまう恐れがあります。

退職理由は必ず聞かれるので、あらかじめ退職理由を考えておきましょう。

現在の会社に不満があることが理由の場合も多いでしょうが、退職交渉を円満に進める為には、新しいチャレンジの為など前向きな理由を説明することがおすすめです。

不満を伝えてしまうと、その点を改善するので退職はしないでほしいなどと引き止めの口実につながる可能性もあります。

退職日の伝え方

転職先からすでに内定をもらっており、だいたいの入社日が決まっている場合は、その旨を伝えても問題ありません。

相手を気遣いつつ、引継ぎのスケジュール感も考慮したうえで、多少の調整の余地を残して退職日を伝えましょう。

一方的に、「〇〇日に退職します」と伝えてしまうと、自分勝手な印象を与えてしまい、円満に退職できなくなってしまう恐れもあります。

退職願・退職届の準備

退職願は直属の上司に退職の意思を伝え、承認された後に提出しましょう。

会社によって書式が定められていることがあるので、就業規則を確認したり、上司に聞いてから作成するのがおすすめです。

退職届は、退職願が受理され、正式に退職日が確定した後に提出します。

就業規則に「いつまでに」「誰に」提出するかが決められていることが多いので確認しておきましょう。

提出の期限を過ぎてしまい、希望の日に退職できないこともあり得る為、事前にしっかり確認しておくことが大切です。

特に提出方法に決まりがない場合は、直属の上司や人事部の担当者に提出しましょう。

まとめ

退職の意思は、直属の上司に退職希望日の2カ月前を目途に伝えましょう。

就業規則に退職に関する規定が定められていることが多い為、あらかじめ確認しておくことが大切です。

会社への影響や、転職先への配慮も忘れずに計画的に退職交渉を進めましょう。

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